Bilan pédagogique et financier : le guide complet

Gérer un organisme de formation engendre des obligations administrations diverses. Produire un bilan pédagogique et financier est une des obligations déclaratives annuelles à respecter pour les organismes de formation en France.

  • En quoi consiste un bilan pédagogique et financier ?
  • À qui l'envoyer ?
  • Comment réaliser un BPF ?
  • Comment s'y prendre pour ne pas faire d'erreur de déclaration ? 

Nous répondons à toutes vos interrogations dans ce guide complet qui vous montre pas-à-pas comment réaliser un bilan pédagogique et financier.

Bilan pédagogique et financier

Qu'est-ce qu'un bilan pédagogique et financier ?

Le bilan pédagogique et financier (BPF) est un document officiel et obligatoire qui doit être transmis tous les ans par les organismes de formation aux services de l'État.

Ce document est un état des lieux des différentes actions de formation réalisées sur une année. L'année de référence est l'année comptable.

Les informations que le bilan pédagogique et financier contient sont les suivantes :

  • Les activités de formation qui ont été menées au cours du dernier exercice comptable
  • Le nombre de stagiaires formés
  • Le nombre d'heures de formation dispensées
  • La répartition des financements reçus
  • Les données comptables concernant les prestations de formation

Qui doit faire un bilan pédagogique et financier ?

Les organismes concernés par l'obligation de produire et d'envoyer ce bilan pédagogique et financier sont les organismes ayant un numéro d'activité depuis au moins 3 mois et qui ont signé une première convention de formation.

Tous les organismes sont concernés, que l'activité de formation soit exercée à titre principal ou accessoire.

Depuis le 1er janvier 2019, les CFA (centres de formation d'apprentis) sont également concernés par le BPF.

La liste des organismes de formation ayant respecté leur obligation légale de dépôt de bilan pédagogique et financier annuel est publiée sur la plateforme du Ministère du travail Data Gouv

Pourquoi réaliser un bilan pédagogique et financier ?

Le bilan pédagogique et financier est une obligation réglementaire. S'il n'est pas envoyé dans les délais prévus, la déclaration d'activité de l'organisme devient caduque et l'organisme est passible d'une amende de 4 500 €.

Il est indispensable pour obtenir une certification Qualiopi.

Le bilan pédagogique et financier est destiné à retracer l'ensemble des activités de formation.

Il sert à produire des statistiques et des données chiffrées sur le secteur de la formation professionnelle en France.

Quand déclarer son BPF ?

Le bilan pédagogique et financier est à envoyer avant le 30 avril de chaque année et il concerne le dernier exercice comptable clôturé.

Par exemple, nous sommes en avril 2022 :

  • si votre exercice comptable est du 1er janvier eu 31 décembre, vous devez le déclarer l'exercice du 1er janvier 2021 au 31 décembre 2021 en avril 2022.
  • si votre exercice comptable est du 1er juin au 31 mai, vous devez déclarer l'exercice du 1er juin 2020 au 31 mai 2021 au moins d'avril 2022.

Attention : les dates varient d'une année à l'autre. En 2022, le BPF est à envoyer à partir du 4 avril et jusqu'au 31 mai.

À qui adresser son bilan pédagogique et financier ?

Le bilan pédagogique et financier doit être envoyé à la Direction régionale de l’économie, de l’emploi, du travail et des solidarités (DREETS) dont l'organisme dépend.

L'envoi s'effectue :

  • via la plateforme Mon Activité Formation, en se connectant au compte créé au moment de l'inscription de l'organisme de formation auprès de la DREETS.
  • Par courrier en envoyant le formulaire prévu à cet effet par l'article L6352-11 du Code du travail : le formulaire Cerfa n°10443*16 au service régional de contrôle de la formation professionnelle (SRC) de la DREETS

>> Pour obtenir les coordonnées des SRC des DREETS, consulter l'annuaire mis en ligne par le Ministère du travail.
Les DREETS sont les anciennes DIRECCTEs.

Comment se connecter à votre compte professionnel Mon Activité Formation ?

  • Connectez-vous sur le site Mon Activité Formation (MAF).
  • Saisissez votre adresse électronique et votre mot de passe.
    Vous avez dû recevoir les codes de connexion au moment de la création de votre organisme. Il s'agit de que vous saisissez

Comment faire un bilan pédagogique et financier ?

Le bilan pédagogique et financier doit être renseigné par le biais du formulaire Cerfa n°10443*16, puis :

  • télédéclaré sur le site Mon Activité Formation (MAF)
  • ou envoyé par courrier à la DREETS

Téléchargez la notice explicative sur le Cerfa concernant le bilan pédagogique et financier (BPF).

Important

Lors de votre première déclaration de BPF, vous devez vous munir de vos codes d'activation fournis par courrier au moment de déclaration d'activité.


Le document Cerfa doit être renseigné de manière précise et sincère. Il doit être rempli et envoyé même si l'organisme n'a réalisé aucune action de formation pendant la période concernée.


Le document Cerfa papier est adapté à la saisie en ligne si vous souhaitez télédéclarer votre BPF.

Cadre A : la partie identification du formulaire du bilan pédagogique et financier

Les informations de cette partie sont normalement préremplies par l'administration. Elles concernent l'identification de l'organisme.

Vous devez vérifier ces informations ou les remplir si elles ne sont pas renseignées.

BPF cadre A

Cadre B sur l'exercice comptable

Le cadre B permet de préciser les dates de l'exercice comptable concerné par la déclaration. Il s'agit de la dernière période comptable clôturée. Elle peut ne pas correspondre à une année civile.

BPF cadre B

Cadres C sur les produits de l'organisme

Le but est de recenser les recettes de l'organisme et de comprendre d'où elles viennent.

Pour cela, il faut renseigner les lignes 1 à 11 en ventilant les financements reçus selon les types de structures : les entreprises qui financent pour leurs salariés, les organismes gérant des fonds de formation (FIF PL, FAF PM, etc.), les pouvoirs publics, des personnes qui financent leur formation de manière individuelle, etc.

  • Lorsque les actions de formation sont financées par un organisme externe comme Pôle Emploi, un opérateur de compétences (OPCO), etc., il faut penser à renseigner les lignes a à h.
  • Les montants sont à renseigner uniquement hors taxes (HT).
  • Le financement d'une action de formation peut être ventilé sur plusieurs lignes s'il a été réalisé de plusieurs manières, par exemple quand une partie est payée par un OPCO et l'autre par une entreprise.
BPF cadre C

Cadre D sur les charges de l'organisme

Le cadre D fait état des charges liées aux activités de formation. Il s'agit :

  • des salaires des formateurs ;
  • et des éventuels achats.

Les chiffres du cadre C et ceux du cadre D ne doivent pas obligatoirement s'équilibrer : le bilan pédagogique et financier (BPF) n'est pas un document comptable.

Attention, les chiffres doivent apparaître hors taxes (HT).

BPF cadre D

Cadre E sur les formateurs

Il s'agit de mentionner le nombre de formateurs qui sont intervenus pour dispenser des actions de formations, ainsi que le nombre d'heures d'enseignement.

BPF cadre E

Cadre F sur le bilan pédagogique pour les stagiaires

L'ensemble du cadre F se décline en 4 parties : F1, F2, F3 et F4. Il concerne les produits renseignés au cadre C (lignes 1 à 9 et ligne 11).

Cadre F1 sur le type de stagiaire

Il faut indiquer si les stagiaires sont des particuliers, des salariés, des personnes en recherche d'emploi, des apprentis ou autre.

Le principe est de renseigner le nombre de stagiaires par type ainsi que le nombre d'heures de formation réalisées.

Lorsqu'une personne finance elle-même une partie de la formation, il faut privilégier le statut "particulier" à savoir la ligne d.

BPF cadre F1

Cadre F2 sur les activités sous-traitées

Il s'agit des actions de formations que vous avez confiées à un autre organisme.

BPF cadre F2

Cadre F3 sur les objectifs des formations

Il s'agit d'indiquer l'objectif de chaque prestation réalisée en faisant le relevé du nombre de stagiaires concernés et du nombre d'heures de formation réalisées pour chaque objectif :

  • l'obtention d'un diplôme, d'un titre ou d'un certificat de qualification professionnelle (CQP) référencée au RNCP
  • une certification ou une habilitation enregistrée au répertoire spécifique (RS)
  • un certificat de qualification professionnelle (CQP) non référencé
  • un bilan de compétences
  • un accompagnement à la validation des acquis de l'expérience (VAE)
  • ou autre
BPF cadre F3

Cadre F4 sur les 5 principales spécialités de formation

Il faut sélectionner les 5 spécialités de formation les plus courantes pour votre organisme et indiquer le nombre de stagiaires formés et le nombre total d'heures de formation dispensées.

Les totaux des cadres F1, F3 et F4 doivent être identiques.

Les spécialités et les codes correspondants sont listés dans la notice explicative.

BPF cadre F4

Cadre G sur les formations dispensées en sous-traitance

Il s'agit des informations relatives aux actions que d'autres organismes de formation vous ont confié.

Ainsi, vous devez donner des renseignements sur les actions de formations pour lesquelles vous êtes intervenu en tant que sous-traitant (les produits de la ligne 10 du cadre C).

Il vous faut renseigner le nombre de stagiaires formés ainsi que le nombre d'heures de formation dispensées.

BPF cadre G

Cadre H : les informations sur le dirigeant

Il s'agit du représentant légal de l'organisme. Le plus souvent, ces informations sont préremplies, mais il est important de les vérifier.

Il reste ensuite à signer le document avant de l'envoyer par courrier ou de le télétransmettre. Lors d'une déclaration en ligne, un message d'erreur s'affiche si vous avez oublié de saisir certaines informations.

BPF cadre H

Qui contacter en cas de difficulté ?

Une assistance technique est mise à disposition par les services de l'État :

  • au numéro vert 0 805 032 430 du lundi au vendredi de 9 h à 12 h 30 et de 13 h30 à 17 h.
  • par formulaire de contact web sur le site https://assistance.emploi.gouv.fr/
  • par mail DRIEETS-IDF.Controle-FP@drieets.gouv.fr pour les questions de saisie

De plus, une aide interactive en ligne vous aide à la saisie à partir de votre espace Mon Compte formation MAF.

Un document d'aide en pdf est aussi téléchargeable.

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