Après plusieurs années d'exercice dans le secteur médical, vous voulez transmettre votre savoir-faire et vos compétences. Vous projetez de créer votre propre organisme de formation professionnelle en santé.
Pourquoi créer un organisme de formation ? Comment le déclarer ? Quelles sont les démarches obligatoires ?
Ce guide complet sur la création d'un organisme de formation vous permet de prendre connaissance de toutes les démarches nécessaires à accomplir pour mener votre projet à terme.
Qu'est-ce qu'un organisme de formation ?
On entend par organisme de formation tout prestataire dispensant une action de développement de compétences : actions de formation, bilan de compétence, actions de VAE, apprentissage... Il s'agit d'organisme de formation professionnelle continue souvent mentionnés par le sigle OF.
La liste des organismes déclarés est accessible sur la Plateforme ouverte des données publiques françaises.
Pourquoi créer son organisme de formation ?
Partager son expertise
Après une expérience avérée dans un secteur en ayant occupé plusieurs postes ou métiers différents, transmettre son expertise et son savoir-faire est une évolution logique et importante pour la société. Cette démarche est valorisante à titre personnel.
Répondre à un besoin émergent
Le marché de l'emploi est dans une période d'évolution importante. Les compétences évoluent rapidement et elles doivent intégrer des nouvelles technologies toujours en mouvement. Toutes les strates du monde du travail sont touchées. Se former est une nécessité tout au long de la carrière. Aujourd'hui, il est fréquent de changer de poste, d'emploi, de structure ou même d'avoir le projet de créer sa propre entreprise. Les besoins en adaptation des compétences sont de plus en plus importants.
Créer un organisme de formation professionnelle permet de participer à ce mouvement et de répondre à ses besoins émergents qui ne cessent d'être de plus en plus nombreux.
Il faut savoir qu'en 2021, près de 60 % des actifs ont suivi une formation. Ce chiffre grimpe à 70 % dans le secteur de la santé (chiffres extraits de Baromètre : les actifs et la formation professionnelle 2022 par VISIPLUS Academy et BVA).
Participer au développement d'un secteur
Lorsqu'on a exercé dans un domaine professionnel spécifique et que l'on participe à la transmission et au développement des compétences en créant un organisme de formation, on contribue activement au développement du secteur en question. Les actions sont concrètes et on contribue à améliorer les compétences de tout un secteur professionnel.
Accompagner les évolutions professionnelles individuelles
En créant un organisme de formation, l'objectif est également de participer activement aux évolutions professionnelles individuelles en permettant à chacun d'accéder à des connaissances et des compétences qui leur feront prendre un nouveau départ.
Se lancer dans la création d'un organisme de formation : 7 étapes
Avant de vous lancer dans l'aventure de la création de votre propre organisme de formation, gardez à l'esprit les grandes étapes à franchir avant d'arriver au but.
1. Définissez vos objectifs
La formation est avant tout une question de transmission de savoir-faire et de connaissances pour participer à l'évolution des compétences d'un secteur professionnel. Déterminez précisément votre objectif à ce sujet en vous posant les bonnes questions :
- Quel est votre objectif ?
- Quelles compétences voulez-vous transmettre ?
- À quel public vous adressez-vous ?
- Quels sont les besoins du public que vous projetez de former ?
2. Élaborer un business plan pour un organisme de formation
Avant toute chose, comme pour toute création d'entreprise, prenez le temps d'étudier votre projet sous l'angle de sa rentabilité économique.
- Faire un état des lieux des acteurs du marché
- Identifier et étudier les offres des concurrents
- Déterminer la rentabilité économique de votre projet
- Évaluer les moyens humains et matériels nécessaires
- Concevoir une stratégie marketing
L'ensemble de ces informations constituent votre business plan. Ce document vous sera utile pour démarcher des organismes d'aide et de soutien financier.
3. Choisir le bon statut juridique
Avant d'entamer les démarches de création de votre organisme de formation, il vous faut créer votre entreprise et choisir un type de structure juridique. Plusieurs possibilités existent et dépendent de votre situation et de vos objectifs.
Si vous êtes seul :
- La microentreprise
- Exonération de TVA et moins de cotisation dans la limite d'un certain chiffre d'affaires
- Démarches simplifiées
- Pas de déclaration de charges possible
- EIRL – Entreprise individuelle à responsabilité limitée
- Création simplifiée sans statuts ni capital
- Séparation des biens personnels et de l'activité professionnelle
- Impôts sur les sociétés (SI) possible
- SASU – Société par Actions Simplifiées Unipersonnelles
- Le dirigeant peut être salarié
- Formalités administratives plus importantes
Si vous êtes plusieurs associés
- SARL – Société À Responsabilité Limitée
- Engagement des associés en fonction de leur apport
- Imposition sur les bénéfices ou les rémunérations au choix
- SAS – Société par Actions Simplifiée
- Engagement des associés en fonction de leur apport
- Nombre d'associés illimité avec un Président
- Imposition sur les rémunérations
4. Déclarer son organisme de formation
Une déclaration d'activité doit être réalisée dans les 3 mois maximum qui suivent le premier contrat de formation.
La déclaration doit être adressée au Service régional de contrôle de la formation professionnelle (SRC) de la Direction régionale de l’économie, de l’emploi, du travail et des solidarités (DREETS) de sa région.
>> Accéder à la liste des DREETS (anciennement DIRECCTE).
Pour les formalités déclaratives :
- utiliser le service en ligne MAF - Mon Activité Formation en prenant connaissance des démarches de déclaration dans le mode d'emploi
- ou envoyer par courrier le bulletin de déclaration d'activité (Cerfa 10782) accompagné des documents demandés
Vous recevez un numéro d'enregistrement dans le mois qui suit la réception de votre déclaration. Il doit être indiqué sur les documents officiels de l'organisme.
Une notification est ensuite adressée après étude du dossier. Il peut s'agir d'un refus à cause d'un document manquant, du domaine d'intervention qui n'est pas prévu à l'article L6313-1 du Code du travail ou des conditions qui ne sont pas respectées.
À l'issue de cette déclaration, vous obtenez votre Numéro de Déclaration d'Activité (NDA).
Où trouver son NDA ?
Il vous suffit de contacter la DREETS dont vous dépendez.
5. Élaborer les documents obligatoires
Avant de vous engager dans une démarche des demandes de certification et d'aide financière, il est indispensable d'établir des documents détaillant votre activité de formation :
- Le programme de formation (objectifs, public visé, prérequis, durée du programme, moyens, contenu détaillé, suivi, évaluation)
- La convention de formation qui doit être signée avec vos acheteurs. Elle doit être annexée à votre programme de formation. Elle doit contenir les informations suivantes : numéro d'enregistrement, noms des signataires, intitulé de la formation, durée, nombre de stagiaires, modalités.
- L'attestation de formation
- La feuille d'émargement pour attester de la présence des stagiaires
- Les questionnaires d'évaluation
6. Obtenir la certification Qualiopi
Pour solliciter des financements publics, un organisme de formation doit d'abord recevoir la certification Qualiopi depuis le 1er janvier 2022.
Il s'agit d'une certification qualité organisée autour de 7 critères et comprenant 32 indicateurs. Il faut demander un audit dont le coût dépend du chiffre d'affaires de l'organisme notamment. La certification est délivrée par un organisme accrédité par le Comité français d'accréditation (COFRAC) ou l'une des 7 instances désignées par France Compétences.
La liste des organismes certificateurs est publiée et mise à jour par le Ministère du travail et accessible en ligne.
Comment savoir si un organisme est Qualiopi ?
Un organisme Qualiopi fait partie de la liste publiée sur la Plateforme ouverte des données publiques françaises.
7. Solliciter des aides à la création d'un organisme de formation
Au moment de la création de votre organisme de formation, vous pouvez solliciter différents types d'aides financières :
- l'ACCRE qui donne droit à une exonération de charges sociales
- l'ARE sous la forme d'une aide journalière à partir de la perte involontaire d'un emploi jusqu'à un retour à un poste salarié ou le recours à l'ARCE
- l'ARCE qui est une Aide à la reprise ou à la création d'entreprise
- les aides des CCI (chambres de commerce et d'industrie), notamment une formation pour maitriser les bases de la création d'entreprise et se faire accompagner dans les démarches.
>> consulter le site les-aides.fr
8. Recruter des formateurs
Lorsque l'organisme créé doit embaucher des formateurs ou du personnel administratif, la gestion du personnel est régie par la convention collective nationale du 10 juin 1988. Elle fixe les conditions des embauches et des contrats.
9. Mettre en place une comptabilité
Un organisme de formation doit produire une comptabilité à partir du moment où leur activité génère plus de 15 244 € de chiffre d'affaires.
Un commissaire aux comptes doit être désigné à partir du moment où l'organisme de formation :
- embauche 3 salariés en contrat à durée indéterminée ;
- génère 153 000 € HT de chiffre d'affaires :
- a un bilan avec un total de 230 000 €.
L'organisme de formation de droit privé peut être exonéré de TVA si son champ d'action est la formation professionnelle continue. Pour demander cette exonération de TVA, le formulaire Cerfa n°10219*17 doit être envoyé à la DREETS.
Reprendre un organisme de formation déjà existant : une bonne idée ?
Reprendre l'activité d'un organisme existant permet d'avoir une structure rentable immédiatement, à jour de ses obligations légales, ce qui implique de ne pas avoir la contrainte de réaliser de démarches de création.
Chaque année, des organismes sont disponibles à la reprise du fait de départs à la retraite, par exemple.
Vérifiez qu'il correspond à bien à vos critères (lieu, activité, prix, taille...) et demandez à avoir accès à l'ensemble des documents permettant de vérifier la conformité administrative.
Quelles sont les obligations légales d'un organisme de formation ?
Outre les formalités à réaliser au moment de la création, un organisme de formation a des obligations à suivre tout au long de son évolution.
Envoyer chaque année le bilan pédagogique et financier (BPF)
Tous les ans, en avril ou mai, le BPF doit être adressé aux services de l'État via la plateforme en ligne Mon Activité de Formation.
>> Pour connaître le mode opératoire pour déclarer votre BPF sur la plateforme en ligne, consulter le document à disposition.
Que contient le bilan pédagogique et financier ?
Le BPF doit mentionner les informations suivantes :
- les activités de formation qui ont été réalisées sur la période de l’exercice comptable ;
- le nombre de personnes formées ;
- le nombre d’heures de formation suivies par les inscrits, ainsi que le nombre d’heures de formation dispensées. Ces données doivent être présentées en fonction de la nature, du niveau, des domaines et de la durée des formations ;
- la répartition des fonds reçus selon leur nature et le montant des factures ;
- les données comptables relatives aux prestations de formation professionnelle ;
Les organismes de formation doivent produire la liste des prestations de formation réalisées ou à effectuer.
La déclaration d'activité s'annule quand aucune prestation de formation n'est déclarée au BPF.
Se mettre à disposition en cas de contrôle des autorités
Les éventuels contrôles sont effectués par les services régionaux de contrôle (SRC) des DREETS. Les contrôles portent sur le respect de la réglementation et l'utilisation des fonds de la formation professionnelle.
>> Accès coordonnées des services régionaux de contrôles (SRC)
Respecter les exigences dans le cadre du RGPD
Comme toute structure gérant des données personnelles, vous devez respecter un certain nombre d'obligations définies au règlement général sur la protection des données, le fameux RGPD :
- tenir à jour un registre des données collectées en mentionnant la durée et l'objectif
- mettre en place une gestion des réclamations, des demandes, des suppressions et des modifications des données collectées
- tenir à disposition en permanence un document complet sur les procédures et processus mis en place
- analyser tous les risques encourus par votre système de gestion des données
Pour tout savoir sur le RGPD, consultez le dossier sur le site de la CNIL.
Comment concevoir le contenu des formations ?
Pour élaborer des formations pertinentes, différents facteurs sont à prendre en compte. L'ingénierie pédagogique intervient pour concevoir un projet de formation en prenant en compte les aspects techniques, financiers et sociaux pour atteindre un objectif déterminé à l'avance.
Le formateur utilise des méthodes pédagogiques et des outils : la méthode ADDIE (Analyse Design Développement Implantation Évaluation), la méthode magistrale, la méthode démonstrative, la méthode interrogative, la méthode active ou encore la méthode expérientielle.
Comment sous-traiter des actions de formation ?
Il n'est pas rare qu'un organisme de formation doive faire appel à un autre organisme ou à un formateur indépendant pour répondre à un afflux de commandes.
Un contrat de sous-traitance doit être conclu avec une structure disposant d'un numéro SIRET, sinon il s'agit de salariat.
Le contrat de sous-traitance doit obligatoirement contenir les informations suivantes :
- la mention exacte de l'action de formation (intitulé et nature)
- sa durée
- les modalités liées au déroulement
- le nombre de stagiaires
- le prix
- les modalités de règlement de la prestation de formation
Quelques ressources utiles pour créer son OF
FFP – fédération de la Formation Professionnelle
Active depuis 1991, la FFP oeuvre en faveur des organismes privés de formation. Elle regroupe aujourd'hui 1 300 organismes autour de 13 délégations régionales.
Site : lesacteursdelacompetence.fr
France Compétences
France Compétences est l'organisme national en charge de la régulation et du financement de la formation professionnelle.
Site : www.francecompetences.fr