L'émargement est une des obligations à mettre en place par un organisme de formation, que la formation soit dispensée en présentielle ou à distance. L'émargement est le seul moyen de prouver la réalisation effective de l'action de formation.
Pour cette raison, il est essentiel de mettre en place un émargement fiable.
- Qu'est-ce qu'une feuille d'émargement ?
- Comment mettre en place un émargement pour une formation à distance ?
- Que faire d'une feuille d'émargement ?
Ce guide complet répond à toutes vos questions et vous indique comment organiser un émargement dans les règles, fiable et efficace.
Qu'est-ce que l'émargement ?
L'émargement est l'acte d'apposer une signature sur un document. La signature constitue une preuve en fonction du document émargé.
Lors d'une formation, l'émargement permet à un stagiaire et à un formateur d'attester leur présence. Il s'agit une obligation légale inscrite au Code du travail qui s'applique à tous les organismes de formation, quel que soit leur statut.
C'est quoi une feuille d'émargement ?
Une feuille d'émargement est le document prévu pour recueillir les signatures. Elle est considérée comme une preuve juridique que la formation a bien eu lieu et que des stagiaires et les formateurs étaient présents.
La feuille d'émargement est aussi appelée feuille de présence. Elle doit être signée par les stagiaires et les formateurs par demi-journée.
À quoi sert l'émargement ?
L'objectif d'un émargement est avant tout de valider les financements. Elle sécurise à la fois l'organisme de formation, le formateur, les stagiaires et l'organisme financeur.
Dans ce cadre, l'émargement permet de :
- montrer que la formation a bien eu lieu
- justifier la présence de formateurs (qui et combien de temps)
- prouver la présence des stagiaires (noms et heures de présence)
- constater les absences et les retards éventuels
- constituer une justification en cas de sous-traitance (la feuille d'émargement permet à l'organisme de recevoir sa rémunération)
Les organismes financeurs des formations peuvent demander à contrôler l'émargement afin de vérifier si les heures financées correspondent bien au temps de formation dispensée aux stagiaires. Les éventuels retards et absences doivent impérativement être déclarés et justifiés.
Comment réaliser une feuille d'émargement ?
Une feuille d'émargement est un document officiel qui doit être conçue avec soin. Elle est sous forme papier ou digitale pour répondre aux besoins des formations à distance.
Quelles informations doivent apparaître sur une feuille d'émargement ?
Pour être reconnue en cas de litige et validée légalement, une feuille d'émargement doit contenir les informations suivantes :
- noms et prénoms des stagiaires
- nom et coordonnées de l'organisme dispensateur de la formation
- nom et prénom du formateur
- intitulé de la formation
- lieu de la formation
- date et heures de la formation
Une feuille d'émargement peut être collective ou individuelle.
Une feuille d'émargement collective se présente généralement sous la forme d'un tableau avec une ligne par stagiaire et trois colonnes : les noms et prénoms des stagiaires, une signature pour attester de sa présence le matin et une signature pour l'après-midi.
Une feuille d'émargement peut aussi être individuelle. Dans ce cas, une même feuille est utilisée pour plusieurs jours. La feuille d'émargement se présente sous la forme d'un tableau avec une journée par ligne et deux colonnes (pour les demi-journées).
Dans tous les cas, il est impératif de bien penser à :
- prévoir la signature du ou des formateurs au même titre que les stagiaires
- indiquer "certifié exact" avec la date et la signature de l'organisme dispensateur de la formation
Comment remplir une feuille d'émargement ?
La feuille d'émargement est un document officiel et important qu'il faut remplir correctement sous peine que le financement de la formation ne soit pas accordé en totalité.
- signer les demi-journées au bon moment et non toutes les demi-journées en une fois, à la chaîne
- ne pas simplement parapher, mais apposer sa signature
- ne pas utiliser un nom de jeune fille si le nom d'usage est celui de femme mariée
- ne pas omettre de signer une seule demi-journée
- ne jamais signer une feuille d'émargement pour un collègue absent
De manière générale, il est important de faciliter le travail et les vérifications des agents de contrôle.
Comment réaliser une feuille d'émargement pour une formation à distance ?
Mieux vaut privilégier l'utilisation d'un logiciel d'émargement électronique lors d'une formation à distance. Dématérialiser une feuille d'émargement permet de répondre aux besoins toutes les formes d'enseignement : présentielle, à distance, e-learning, blended-learning, etc.
Une feuille d'émargement électronique est considérée comme plus fiable qu'un document pdf, word ou excel, par exemple. Elle n'est pas falsifiable et elle ne peut pas être perdue.
Concrètement, le formateur envoie une demande de signature électronique aux participants afin de vérifier qui est présent.
Il existe différents modes de signature selon la solution choisie :
- via un QR Code : les stagiaires signent par l'intermédiaire de la caméra de leur smartphone après avoir installé une application
- le mail de signature qui atteste d'une présence
- l'utilisation d'un code pin envoyé par le formateur et que le stagiaire doit saisir pour signer une page web
Quelle est la durée de conservation d'une feuille d'émargement ?
La durée de conservation minimale des documents justificatifs de l'activité d'un organisme de formation professionnelle est de 3 ans en ajoutant l'année en cours, donc au moins 4 ans.
Modèle de feuille d'émargement
Nous vous proposons un exemple de feuille d'émargement :
- à télécharger au format word ;
- ou au format pdf.
Ce modèle doit vous permettre de composer votre propre feuille de présence.
Que faire d'une feuille d'émargement ?
Les feuilles d'émargement font partie des documents justificatifs à tenir à disposition des services de l'État en cas de contrôle, selon les articles L. 6362-5 et L. 6362-6 du Code du Travail.
Quelles sont les entreprises proposant un émargement en ligne ?
Il existe plusieurs sociétés proposant des services de feuille de présence numérique ou émargement en ligne à distance aux entreprises. Ces sociétés peuvent être des entreprises de logiciels de gestion des ressources humaines (GRH) ou des entreprises de services de gestion de la présence.
On peut lister notamment :
